Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ chi tiết nhất cho mọi doanh nghiệp

Tại nhiều doanh nghiệp, tình trạng tăng ca xảy ra thường xuyên. Để giám sát và quản lý công việc này, bộ phận nhân sự thường lập bảng chấm công tăng ca. Nếu bạn cần hướng dẫn về cách tạo bảng chấm công làm thêm giờ trong Excel, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây.

I. Bảng chấm công làm thêm giờ là gì?

Sự mong muốn của mọi người lao động khi tăng ca là được đánh giá chính xác th ời gian làm thêm. Từ đó có thể nhận được mức lương phù hợp. Để đáp ứng điều này, bảng chấm công được sử dụng để theo dõi và đánh giá công việc tăng ca của nhân viên.

Đây là một biểu mẫu được quản lý. Hoặc người phụ trách sử dụng để theo dõi công việc làm thêm giờ của nhân viên trong các công ty, tổ chức hoặc đơn vị khác.

Đối tượng sử dụng bảng chấm công này: 

– Những nhân viên có thời gian làm thêm giờ hoặc ca làm việc tại các doanh nghiệp, công ty có quy định sử dụng bảng chấm công làm thêm

– Người phụ trách hoặc quản lý của các phòng ban, bộ phận, nhóm… có nhân viên làm thêm giờ

– Nhân viên được ủy quyền sẽ chịu trách nhiệm xác nhận và quản lý bảng chấm công làm thêm giờ.

Sau khi các bộ phận quản lý tổng hợp chi tiết, bảng chấm công làm thêm giờ sẽ được gửi đến bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ là đối tượng nhận bảng chấm công làm thêm giờ cho nhân viên tại các doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Tìm hiểu về quy trình chấm công chính xác nhất cho doanh nghiệp

II. Bảng chấm công làm thêm giờ theo thông tư 107

Bộ Tài chính ban hành Thông tư 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp ngày 10/10/2017. Chính thức có hiệu lực ngày 24/11/2017

Thông tư hướng dẫn cụ thể về các vấn đề sau đây:

– Danh mục hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán tài khoản kế toán.

– Danh mục biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán bắt buộc.

– Danh mục mẫu báo cáo và phương pháp lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách của các đơn vị tại Điều 2 của Thông tư này.

– Danh mục mẫu sổ và phương pháp lập sổ kế toán.

III. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ mới nhất

1. Cách xây dựng mẫu bố cục bảng chấm công tăng ca Excel

Trước hết bạn cần lập bảng chấm công trên Excel với số cột và số hàng như mẫu dưới đây:

Trong biểu mẫu này, mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng để nhập thông tin như sau:

– Ba dòng đầu tiên sẽ dùng để theo dõi số công làm việc của từng ca làm việc. Nếu có ít hơn hoặc nhiều hơn 3 ca làm việc, bạn có thể thêm hoặc xóa số dòng tương ứng.

– Dòng cuối cùng sẽ dùng để điền thông tin về thời gian làm thêm giờ, có thể được ký hiệu là “TC” hoặc “OT“.

Sau khi điền thông tin theo tên của từng nhân viên, dữ liệu sẽ được chuyển sang các cột. Mỗi ngày trong tháng sẽ được đánh số lần lượt theo từng ô trong cột.

Để xác định ngày thứ trong biểu mẫu, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:

– Tại dòng thứ 4, chọn một ô tương ứng với một ngày làm việc cụ thể. Ví dụ như ngày mùng 1. Bạn có thể sử dụng hàm “DATE” để nhập giá trị cho ô đó. Hàm “DATE” sẽ bao gồm các tham số sau: Năm hiện tại, tháng là giá trị số trong ô B2, và ngày là giá trị số trong ô D3.

– Nếu bạn muốn sửa định dạng ngày thành tiếng anh thì thực hiện như sau: Trỏ chuột vào ô muốn định dạng > Mở hộp thoại Format Cells > Chọn Custom > Chọn ddd.

2. Hướng dẫn chấm công trên mẫu bảng chấm công làm thêm giờ mới nhất

Để thực hiện việc chấm công theo mẫu làm thêm giờ mới nhất, bạn có thể sử dụng bất kỳ ký hiệu nào mà bạn có thể hiểu và dễ nhìn thấy. Tuy nhiên, với dòng chấm công tăng ca, bạn nên sử dụng một ký hiệu khác so với các dòng chấm công cho ca làm việc thông thường. Bạn cần nhập số giờ làm thêm vào đó và đảm bảo điền đúng theo ngày để tránh bị quên sót hoặc nhầm lẫn.

Ví dụ:

Trong ảnh minh họa phía trên:

– X là ca làm việc hành chính

– P là ngày nghỉ phép

– K là ngày nghỉ không phép

– 1,2,3 là số thời gian làm tăng ca

Ví dụ:

– NV001 ngày 4/1/2019 đi làm ca 1 và tăng ca 2 giờ

– NV001 ngày 14/1/2019 làm ca 2 nhưng xin nghỉ có phép

3. Cách tính công cuối tháng cho nhân viên trên bảng chấm công tăng ca theo giờ

Để đếm tổng số công nhân viên đã làm trong tháng, bạn sử dụng hàm COUNTIF. Các giá trị trong hàm sẽ được nhập như sau:

– Số ca làm (ký hiệu X): =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)

– Số ngày nghỉ phép (ký hiệu P): =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)

– Số ngày nghỉ không phép (ký hiệu K): =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)

– Để tính tổng số giờ làm thêm, bạn sử dùng hàm SUM với công thức như sau: =SUM([Vùng chấm công])

Dưới đây là kết quả thu được sau khi sử dụng 2 hàm trên:

 

Trên đây là những kiến thức cơ bản và đầy đủ nhất về chấm công làm thêm giờ và mẫu bảng mới nhất năm 2023 cho bạn tham khảo. Ngoài ra, các nhà quản lý có thể áp dụng thêm chấm công trên điện thoại để việc chấm công diễn ra thuận tiện và nahnh chóng hơn. Hi vọng thông tin này hữu ích với bạn đọc.