Có nên sử dụng máy chấm công thẻ giấy hay không?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phương thức chấm công đa dạng và khác nhau, đặc biệt phải kể đến là phương thức sử dụng máy chấm công bằng thẻ giấy. Vậy thế nào là máy chấm công thẻ giấy? Nó có những ưu nhược điểm gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Máy chấm công thẻ giấy là gì?

Máy chấm công thẻ giấy là loại máy chấm công cơ học và dùng thẻ giấy để lưu dữ liệu chấm công.

Còn thẻ giấy chấm công là một phụ kiện đi kèm với máy chấm công thẻ giấy, dùng để lưu các dữ liệu chấm công của người lao động. Khi chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy để máy in giờ vào và giờ ra lên thẻ.

Trên mỗi thẻ được chia sẵn các cột: giờ vào, giờ ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) cho 31 ngày. Vì thế người lao động chỉ cần 1 thẻ duy nhất dùng để chấm công cho cả tháng.

II. Có nên sử dụng máy chấm công thẻ giấy hay không?

Ưu nhược điểm của hình thức sử dụng máy chấm công bằng thẻ giấy là:

1. Ưu điểm

• Máy có phân biệt mặt thẻ in và tránh tình trạng in sai ngày công của nhân viên.
• Đối với một số máy có màn hình LCD lớn biểu hiện thay đổi màu khi nhân viên đi muộn về sớm.
• Giá thành tương đối rẻ

2. Nhược điểm

• Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn: Vì hiệu quả sử dụng của máy chấm công bằng thẻ giấy chỉ phù hợp với các mô hình quy mô nhỏ như nhà hàng, xí nghiệp, văn phòng…
• Dễ xảy ra tình trạng chấm công hộ.
• Tốn thêm chi phí ngoài như mực in, thẻ giấy.
• Khó bảo quản thẻ giấy.
• Có kích cỡ lớn hơn so với các máy chấm công thông dụng khác.

Kết luận: Máy chấm công bằng thẻ giấy đang tồn tại rất nhiều nhược điểm gây cản trở đến sự phát triển và lớn mạnh của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để có thể giải quyết các vấn đề đang tồn đọng của máy chấm công thẻ giấy?

III. Giải pháp giải quyết các vấn đề của máy chấm công bằng thẻ giấy

Để có thể sử dụng máy chấm công thẻ giấy chính xác, tránh các lỗi thường gặp và khắc phục các khuyết điểm của máy. Ta cần:

1. Nắm rõ cách sử dụng của máy

Cụ thể:

– Trong quá trình lắp đặt, cần đặt máy chấm công thẻ giấy ở những nơi khô ráo. Lắp đặt thêm thiết bị che chắn để tránh ánh nắng trực tiếp, nước mưa hoặc bụi bẩn có thể bám vào máy gây ảnh hưởng đến hoạt động của máy.

– Thường xuyên kiểm tra mực của máy để có thể thay mực ngay khi phát hiện máy in mực bị mờ.

– Khi in phải chú ý đến ngày giờ, trong trường hợp ngày giờ trên máy bị lệch bạn cần phải cài đặt lại ngày giờ cho máy.

– Để tránh bị sai cột hoặc máy không nhận thẻ bạn phải đảm bảo việc bỏ thẻ đúng với chiều mà máy yêu cầu.

– Trong trường hợp máy bị lỗi nhưng không khắc phục được, bạn hãy thử nhấn nút “ reset” để chạy lại toàn bộ chương trình.

Đánh giá: Phương pháp này tuy có thể giải quyết được một vài khuyết điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy nhưng không thể giải quyết tận gốc rễ vấn đề. Về lâu dài thì việc sử dụng phương pháp chấm công này vẫn không đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

2. Sử dụng phương thức chấm công khác.

Để có thể khắc phục triệt để khuyết điểm của máy chấm công bằng thẻ giấy, doanh nghiệp nên sử dụng các phương thức chấm công khác thông minh và hiện đại hơn. Thị trường hiện nay có rất nhiều sản phẩm dùng để chấm công cho doanh nghiệp nhưng phương án hàng đầu hiện nay là sử dụng máy chấm công bằng khuôn mặt.

>>> Xem thêm: Hướng đẫn cách chia ca làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Giới thiệu đến các bạn Phần mềm Achamcong – Ứng dụng chấm công tiên phong sử dụng công nghệ Camera AI cho quản lý nhân sự 4.0

Với các tính năng cực nổi trội như:

• Chấm công khuôn mặt bằng camera AI: Không cần giấy tờ hay phải xếp hàng chờ đợi điểm danh. Ứng dụng này giúp nhân viên thực hiện chấm công chỉ mất 2-3s với độ chính xác lên đến 99,99%.
• Hỗ trợ quản lý nhân sự: Với các công dụng như xuất dữ liệu chấm công từ Excel, quản lý công và tách công theo từng dự án/từng chi nhánh, quản lý đơn từ, …
• Thuận lợi cho nhân viên khi có thể tự theo dõi dữ liệu bản thân như: Quản lý thông tin người dùng, quản lý gửi đơn từ, lịch sử, trạng thái gửi, quản lý quỹ phép năm, nghỉ lễ,…

Có thể nói Achamcong hiện đang là app chấm công online hàng đầu trên thị trường với đầy đủ các tính năng và sở hữu công nghệ chấm công tiên tiến nhất. Achamcong tự hào là đối tác đáng tin cậy với các doanh nghiệp trong công cuộc xây dựng, phát triển doanh nghiệp cũng như kiến tạo xã hội ngày càng văn minh, tiến bộ.

Trên đây là bài chia sẻ các kiến thức về máy chấm công bằng thẻ giấy và giới thiệu phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt Achamcong. Mong rằng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn đọc. Chúc bạn thành công!