Bảng chấm công là gì? Cách làm bảng chấm công chi tiết trên excel

Chấm công tính lương là một trong những công việc quan trọng cần phải thực hiện hàng ngày tại các cơ sở làm việc. Hiện nay, có nhiều hình thức chấm công được áp dụng bởi các đơn vị. Trong bài viết này, Ninja sẽ trình bày khái niệm bảng chấm công và giới thiệu 7 mẫu bảng chấm công phổ biến nhất hiện nay.

I. Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công là một tài liệu hoặc hình thức ghi chép dùng để đánh dấu sự hiện diện và thời gian làm việc của nhân viên tại nơi làm việc. Nó ghi nhận sự có mặt của nhân viên tại cơ quan vào thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc của họ.

Bảng chấm công giúp cho chủ doanh nghiệp, bộ phận quản lý nhân sự, hoặc bộ phận kế toán có cái nhìn rõ ràng hơn về thời gian làm việc của nhân viên. Từ đó, họ có thể tính được số ngày làm việc và số ngày nghỉ của nhân viên dựa trên thông tin chấm công hàng ngày.

>>> Xem thêm: Chấm công bằng thẻ từ là gì? Lợi ích của thẻ từ chấm công

II. Các mẫu bảng chấm công phổ biến nhất hiện nay

1. Mẫu bảng chấm công Excel

Excel là một công cụ phổ biến và tiện lợi, đặc biệt được sử dụng rộng rãi trong quản lý công việc. Vì tính thuận tiện và tính năng miễn phí của nó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng excel để lập bảng chấm công. Tuy nhiên, hình thức quản lý chấm công này thường chỉ phù hợp với các công ty có quy mô nhỏ hoặc ít nhân sự.

2. Mẫu bảng chấm công Word

Ngoài Excel, Word cũng là một công cụ mạnh mẽ được sử dụng để tạo bảng chấm công cho nhân viên. Tương tự như việc tạo bảng chấm công trên Excel, thiết kế bảng chấm công trên Word cũng yêu cầu bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết như:

– Họ và tên

– Chức vụ và vị trí công việc

– Ngày trong tháng

– Số giờ làm việc tương ứng

v.v…

3. Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ là tài liệu quan trọng để ghi nhận thời gian làm thêm của nhân viên. Điều này sẽ cung cấp thông tin chính xác về số giờ làm thêm của họ, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quản lý nhân viên và công việc.

4. Mẫu bảng chấm công theo ca

Bảng chấm công theo ca được sử dụng để ghi lại số giờ làm việc của nhân viên làm việc theo thời gian cố định. Đặc biệt, đối với các tổ chức hoạt động theo hình thức làm việc theo ca như ca sáng, ca chiều, ca tối, quá trình thiết lập bảng chấm công theo ca có một số điểm khác biệt.

Ngoài thông tin cơ bản như tên, chức vụ của nhân viên, bảng chấm công theo ca cần phải được phân chia thành từng ca làm việc cụ thể cho mỗi ngày và mỗi người.

5. Mẫu bảng chấm công theo tuần

Một số doanh nghiệp và tổ chức thường áp dụng việc kết thúc tuần làm việc là lúc chấm công và thanh toán lương cho nhân viên. Vì vậy, việc tạo bảng chấm công theo tuần sẽ giúp bộ phận nhân sự quản lý ngày công và tính lương cho nhân viên trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn.

6. Mẫu bảng chấm công hàng ngày

Bảng chấm công hàng ngày, còn được gọi là bảng chấm công tháng, là một mẫu chấm công rất phổ biến. Hầu hết các doanh nghiệp thường ghi nhận công của nhân viên hàng ngày và thực hiện việc tính lương cho họ vào ngày cuối của tháng.

7. Mẫu bảng chấm công sản xuất

Lập bảng chấm công sản xuất thường gặp khó khăn do thường phải chia làm nhiều ca làm việc và công nhân thường thực hiện thêm giờ. Điều này dẫn đến việc quản lý chấm công cho công nhân tại các công ty sản xuất thường phức tạp và dễ dẫn đến sai sót.

>>> Xem thêm: Cách chấm công trên điện thoại đơn giản nhất

III. Cách làm bảng chấm công trên excel

– Bước 1: Xác định rõ mô hình sử dụng bảng chấm công

Phòng HCNS cần xác định mô hình chấm công cơ bản của doanh nghiệp. Bao gồm số lượng sheet, nội dung của bảng chấm công, và cách thức hoạt động của bảng chấm công,…

– Bước 2: Từng bước lập bảng chấm công

Trước hết, bạn cần tạo mô hình đầy đủ cho 13 sheet trong bảng tính excel. Tuy nhiên, ban đầu, bạn chỉ cần làm việc với 2 sheet như dưới đây:

+ Sheet 1: Danh sách nhân viên trong công ty

Trong sheet này, người tạo bảng chấm công cần ghi đầy đủ thông tin bao gồm họ tên, mã nhân viên của mỗi nhân viên. Ngoài ra, bạn có thể cập nhật các thông tin khác như ngày sinh, quê quán, số CMND, ngày bắt đầu làm việc,…

+ Sheet 2: Bảng chấm công cho tháng đầu tiên. Sau đó, bạn chỉ cần sao chép bảng chấm công này cho các tháng tiếp theo và chỉnh số tháng để tiết kiệm thời gian.

+ Bắt đầu tạo khung cho bảng chấm công 

Trong phần khung của bảng chấm công, người tạo chú ý các phần tử bao gồm tiêu đề, tháng, phòng ban, tổng số ngày công trong tháng,…. Bảng chấm công phải hiển thị đúng số ngày trong tháng, tối thiểu là 28 ngày và tối đa là 31 ngày, tùy thuộc vào tháng đó. Các ngày sẽ được sắp xếp theo thứ tự trong tuần. Quá trình tạo bảng chấm công càng chi tiết thì việc theo dõi và đánh giá nhân viên sẽ trở nên thuận tiện hơn cho người quản lý.

Ở các cột sẽ đề những nội dung như: mã số nhân viên, họ tên, các ngày trong tháng (số lượng ngày trong một tháng).

Lưu ý: khi tính công thực tế cho nhân viên, nhân sự hành chính của công ty sẽ sử dụng các hàm CountIF được dùng để đếm số lần xuất hiện của giá.

Các kí hiệu cụ thể trong bảng chấm công như:

+ SP: Tổng số công làm việc trong tháng của người lao động

+ P: Tổng số ngày người lao động nghỉ phép trong tháng

+ L: Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo quy định của Nhà nước (bao gồm ngày nghỉ chính thức và ngày nghỉ bù)

+ Ô: Tổng số ngày người lao động nghỉ ốm trong tháng (nếu có)

+ CĐ: Tổng số ngày người lao động nghỉ hưởng chế độ trong tháng (du lịch, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nghỉ không hưởng lương, lao động nghĩa vụ,…)

Thay vì sử dụng bảng chấm công bằng excel để quản lý nhân viên, các doanh nghiệp nên áp dụng ứng dụng chấm công trên điện thoại để tự động tạo file chấm công. Với phương pháp chấm công mới này, bộ phận nhân sự không còn phải tốn thời gian tạo bảng chấm công và điền thông tin công cho nhân viên. Tất cả hoạt động này sẽ được thực hiện trên một phần mềm cụ thể. Nhân viên chỉ cần sử dụng camera để chấm công. Sau đó tất cả thông tin sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống phần mềm. Cả nhân viên và người quản lý có thể dễ dàng và nhanh chóng truy cập thông tin về ngày công.

Bảng chấm công đã trở thành một phần quan trọng và không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là bảng chấm công theo tuần, đã ngày càng được sử dụng rộng rãi và đóng góp đáng kể trong việc quản lý nhân viên, theo dõi chặt chẽ thời gian làm việc của họ, giúp tăng cường hiệu suất công việc.