Chấm công là gì? Các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay

Chấm công là quá trình mà doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát và ghi nhận lịch làm việc của nhân viên. Ngày nay, có nhiều phương thức chấm công được sử dụng, bao gồm vân tay, thẻ từ, hệ thống GPS và nhiều phương tiện khác. Trong bài viết này, Ninja sẽ chia sẻ khái niệm chấm công là gì, các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay và giải pháp hiệu quả để doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình chấm công.

I. Chấm công là gì?

Theo một cách hiểu đơn giản, chấm công là việc ghi nhận sự hiện diện tại nơi làm việc. Ví dụ như thời gian mà nhân viên đến và rời khỏi công ty. Bằng cách sử dụng bảng chấm công, doanh chủ cũng như bộ phận nhân sự và kế toán có thể theo dõi chi tiết về số ngày và số giờ làm việc của từng nhân viên.

Khái niệm chấm công? Hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay

Chấm công là cơ sở để tính lương, thưởng, hoặc xử phạt vi phạm (như đi làm muộn hoặc về sớm). Qua việc chấm công, người quản lý dễ dàng quản lý nhân viên và giúp tăng cường tinh thần trách nhiệm của họ trong việc tuân theo các quy định của công ty.

>>> Xem thêm: Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ chi tiết nhất cho mọi doanh nghiệp

II. Các hình thức chấm công phổ biến trên thị trường hiện nay

Sau khi tìm hiểu chấm công là gì, nhiều người còn thắc mắc về các hình thức chấm công hiện nay. Có thể nói hầu hết các công ty hiện nay đều sử dụng các hình thức chấm công để quản lý nhân viên. Mỗi công ty sẽ lựa chọn mỗi hình thức chấm công khác nhau tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng của mình.

Các hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Dưới đây là những hình thức chấm công được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:

1. Chấm công thủ công

Đây là phương thức quản lý thời gian làm việc của nhân viên trực tiếp trên nền tảng Excel, trong đó các nhà quản lý tham gia ghi chép và theo dõi hoạt động của nhân viên. Dữ liệu chấm công hàng ngày được lưu trữ dưới dạng bảng tính Excel, giúp việc kiểm soát và theo dõi trở nên thuận tiện. Phương pháp chấm công thủ công thường được chia thành ba loại chính: chấm công hàng ngày, theo giờ và chấm công dựa trên thông tin nghỉ bù.

2. Chấm công bằng thẻ giấy 

Khi sử dụng phương pháp chấm công này, doanh nghiệp cần trang bị máy chấm công và thẻ giấy cho nhân viên. Quy trình chấm công bằng thẻ giấy rất đơn giản, nhân viên chỉ cần đưa thẻ giấy cá nhân vào máy chấm công, máy sẽ tự động in ngày và giờ lên thẻ. Trên thẻ chấm công sẽ ghi kèm các thông tin như giờ bắt đầu làm việc và giờ kết thúc tương ứng với các ca làm việc, chẳng hạn sáng, trưa, hoặc ngoài giờ.

3. Chấm công bằng thẻ từ 

Phương pháp chấm công bằng thẻ từ đòi hỏi việc cài đặt máy chấm công thẻ từ. Thông tin quan trọng về mã số và chi tiết cá nhân của nhân viên sẽ được lưu trữ trong thẻ từ. Để chấm công, người lao động chỉ cần quẹt thẻ từ qua đầu đọc, và thông tin về thời gian và lịch sử ra vào sẽ tự động lưu trong máy.

4. Chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay là phương thức chấm công của nhân viên thông qua việc đặt ngón tay vào máy chấm công đặc biệt, được tích hợp với hệ thống sinh trắc học. Máy sẽ tự động quét và lưu trữ danh tính cùng với thông tin thời gian làm việc của nhân viên.

5. Chấm công bằng khuôn mặt

Phương thức này sử dụng máy chấm công dựa trên khuôn mặt của nhân viên. Dựa vào dữ liệu đã được thu thập và lưu trữ trước đó, thiết bị này sẽ sử dụng các đặc điểm riêng biệt của khuôn mặt để nhận dạng. Từ đó so sánh và xác định danh tính của đối tượng một cách tự động.

6. Chấm công bằng GPS 

Chấm công bằng GPS là cách chấm công online thông qua phần mềm, sử dụng chức năng định vị trên các thiết bị thông minh.

III. Giải pháp chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp

Excel thực sự là một công cụ miễn phí và hữu ích để quản lý giờ công của nhân viên. Tuy nhiên, việc tạo mẫu bảng chấm công giờ bằng Excel có những hạn chế đáng kể. Chỉ sử dụng Excel để quản lý chấm công thường không đủ. Thay vào đó, doanh nghiệp nên xem xét việc sử dụng giải pháp chấm công bằng camera để tối ưu hóa quá trình chấm công và quản lý giờ công một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Giải pháp chấm công hiệu quả

Achamcong là một phần mềm chấm công sử dụng công nghệ camera AI, cho phép chấm công tự động và nhanh chóng. Ngoài việc hỗ trợ chấm công, phần mềm còn giúp tổng hợp dữ liệu và xuất file báo cáo một cách nhanh chóng. Điều này giúp cho doanh nghiệp không còn phải dành thời gian cho việc lập bảng chấm công và nhập dữ liệu thủ công nữa.

Thay vì như vậy, khi sử dụng phần mềm này, tất cả dữ liệu chấm công sẽ được tự động cập nhật vào phần mềm. Quản lý có thể xem trực tiếp thời gian làm việc của nhân viên ngay trên hệ thống hoặc xuất file báo cáo Excel chỉ trong vài giây. Doanh nghiệp cũng không cần lo lắng về sai sót thông tin hoặc vấn đề bảo mật do ít can thiệp của con người. Mọi thao tác sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động trên phần mềm và đem lại những tiện ích tuyệt vời cho người dùng.

Như vậy, bạn đã cùng Ninja tìm hiểu về chấm công, đã hiểu rõ về khái niệm chấm công là gì và cảm nhận được ưu điểm cũng như hạn chế của các phương thức chấm công thông thường hiện nay. Điều này giúp bạn có thêm thông tin để có thể lựa chọn loại hình chấm công phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn.